SEPA-Umstellung – es ist höchste Zeit, zu handeln!

Falls Sie noch nicht SEPA-fit sind, haben Sie noch bis Ende Januar 2014 Zeit, alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen auf die neuen SEPA-Zahlverfahren umzustellen.

Einheitliche Verfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro in den 33 beteiligten SEPA-Ländern und transparente Fälligkeitstermine für Auftraggeber wie Zahlungsempfänger – das sind die wichtigsten Vorzüge von SEPA. Dazu werden das nationale Überweisungs- und die nationalen Lastschriftenverfahren zum 1. Februar 2014 abgeschaltet. An ihre Stelle rücken die europaweit gültige SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschriften. Die neue Kontokennung, bestehend aus internationaler Kontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC), ersetzt die bisherige deutsche Kontonummer und Bankleitzahl.

Schritte für die Umstellung in Ihrem Unternehmen

• Bestimmen Sie einen SEPA-Beauftragten
• Passen Sie Finanzbuchhaltungssystem und Zahlungsverkehrsanwendungen an
• Stellen Sie auf das SEPA-Datenformat um
• Nutzen Sie IBAN und BIC (Hilfe beim Umrechnen bietet z. B. der SEPA Account Converter)
• Richten Sie eine Verwaltung für SEPA-Lastschriftmandate ein
• Passen Sie Kundenverträge und Formulare an
• Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner (z. B. indem Sie IBAN und BIC auf Ihr Geschäftspapier drucken)
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Was sich mit der SEPA-Überweisung ändert

SEPA-Überweisungen erfolgen nach europaweit einheitlichen Regeln, auch bei Rückgaben. Für Überweisungen (wie auch Lastschriften) wird das alte Datenträgeraustauschformat DTA durch das SEPA-Datenformat (XML-basierter ISO-20022-Standard) abgelöst. Beleglose SEPA-Überweisungsaufträge werden grundsätzlich einen Geschäftstag nach Auftragserteilung dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben. Für den Verwendungszweck stehen nur noch 140 statt wie bisher 378 Zeichen zur Verfügung.

Besonderer Handlungsbedarf bei der SEPA-Lastschrift

Mit Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag bieten Sie Ihren Kunden eine bequeme Art der Bezahlung und erhalten gleichzeitig die Kontrolle über den Zahlungsvorgang. Falls Sie bislang schon Geld per Lastschrift einziehen, ist es für Sie besonders wichtig, unmittelbar aktiv zu werden: Wer nicht zum Stichtag auf SEPA umstellt, kann ab dem 1. Februar 2014 kein Geld mehr einziehen. Wenn Sie Lastschriften nutzen, drohen Ihnen im Extremfall Liquiditätsengpässe.

Eine Voraussetzung für den Einzug mit der SEPA-Lastschrift ist die Gläubiger-Identifikationsnummer, die Sie einmalig online bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Als Zahlungsempfänger benötigen Sie von jedem Kunden ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat. Folgende Informationen müssen Sie angeben: Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz (kann nachgereicht werden) und eine Kennzeichnung, ob das SEPA-Mandat für eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung gegeben wird.

Vor dem Lastschrifteinzug müssen Sie den Kunden über den geplanten Einzug durch Mitteilung des Fälligkeitsdatums und des fälligen Betrags schriftlich informieren (auch Vorabinformation genannt). Das können Sie z. B. mit der Rechnung tun. Für Erst- und Folgelastschrift gibt es unterschiedliche Fristen – dafür müssen die IT-Prozesse eventuell neu strukturiert werden. Ebenfalls zu beachten: Beim Lastschriftfeld „Verwendungszweck“ wurden die zulässigen Zeichen von 384 auf 140 reduziert.

Hinweis: Liegen Ihnen bereits gültige Einzugsermächtigungen vor? Dann können Sie diese für die SEPA-Lastschrift weiterhin verwenden. Sie müssen Ihre Kunden lediglich vorab über die Umstellung auf die SEPA-Lastschrift informieren und ihnen Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitteilen. Übrigens, Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Lastschriftmandate umgedeutet werden.

Unser dringender Rat: Stellen Sie Ihre SEPA-Fähigkeit so schnell wie möglich sicher. So können Sie die verbleibende Zeit zum Testen Ihrer Systeme nutzen. Haben Sie noch Fragen zur SEPA-Umstellung? Zögern Sie nicht, uns anzusprechen.